A avaliação de fornecedores é feita com base em rígidos padrões de qualidade, capazes de garantir insumos e serviços de alto padrão. Aplica-se a avaliação em todos os fornecedores de produtos que participam ou desejam participar dos processos de cotação e compra.

Condições de Operacionalização

Visa a garantir que o fornecedor esteja apto a comercializar o produto e declarar a sua responsabilidade técnica e jurídica sobre o que está sendo ofertado.

• Cada fornecedor deve possuir um prontuário com os dados cadastrais (inclui referência bancária) da empresa e cópia da documentação comprovando a legalidade de seu exercício. Documentos necessários:
  • Contrato social com as alterações (se houver);
  • Autorização de Funcionamento (documento único);
  • Licença de Funcionamento (renovação anual);
  • Certidão Negativa de Débitos Tributários e os dois últimos balanços.
• No caso de Distribuidora, a empresa deve enviar as cartas de autorização de comercialização emitidas pelos fabricantes dos produtos, por ela comercializados;
• Os documentos devem estar sempre dentro do prazo de validade, e precisam ser armazenados no setor de Compras;
• No caso de fornecimento de produtos com registro no Ministério da Saúde é necessária uma cópia do registro ou da publicação no Diário Oficial da União no prontuário. No caso de fornecimento de produtos isentos de registro no Ministério da Saúde, é necessária uma cópia do documento de isenção. Em casos de registros provisórios é preciso documento que comprove a renovação de registro quando expirar a data, ou a apresentação do registro definitivo;
• Para fornecimento de medicamentos, é obrigatório a apresentação do Certificado de Responsabilidade Técnica (documento único) emitido pelo Conselho Regional de Farmácia, ou o protocolo de assunção desta responsabilidade técnica, e também do Certificado de Boas Práticas de Fabricação, expedido pela ANVISA (renovação anual).

Visitas técnicas: visam garantir a qualidade do produto oferecido.

• As visitas técnicas devem ser realizadas por uma equipe técnica específica para o tipo de produto e fornecedor que se deseja qualificar, com o intuito de confirmar as condições de cumprimento;
• Medicamentos: equipe coordenada por farmacêutico e/ou através da participação no Grupo de Avaliação de Fornecedores (GAFO);
• Materiais Descartáveis: equipe designada pela Comissão de Padronização de Materiais;
• Nutrição: equipe designada pela nutricionista;
• Higiene e limpeza: equipe coordenada pela CCIH;
• Durante a visita é preciso conhecer melhor os produtos oferecidos e os cuidados com sua produção. É verificado também se a empresa tem capacidade para produzir toda a demanda necessária com garantia de qualidade;
• Fazer uso de um roteiro específico que contemple os aspectos de interesse;
• Solicitar a apresentação dos documentos de controle de qualidade e dos manuais operacionais. Verificar se as rotinas são conhecidas e principalmente cumpridas;
• Observar a área física sob aspectos de higiene e organização;
• Observar se a equipe de funcionários trabalha uniformizada e dentro de normas de segurança;
• Observar se os estoques estão organizados, limpos e em armazenamento adequado;
• Verificar sistemas de entrega e qualidade do transporte;
• Observar se o fornecedor apresenta capacidade de suprir os pedidos conforme a necessidade de abastecimento;
• Verificar se o fornecedor possui a cultura de atender corretamente e integralmente os pedidos que lhe são destinados, nos prazos combinados;
• Observar se o fornecedor possui uma cultura de pontualidade nas suas entregas, e é comprometido com os prazos estabelecidos;
• Observar se o fornecedor apresenta capacidade de reagir rapidamente a pedidos emergenciais.